最近幾週的經營會議都在討論工作展開事宜，從公司章程到部門執掌，再到個人工作規範，更延伸到每週工作週報的落地執行，這是一個從「制度」到「執行」的完整工作展開流程，涵蓋公司治理、部門分工、個人責任到落地執行與回饋機制，需要時間討論、更需要有共識，否則是無法到位、事倍功半，所以說工作展開架構就是要達到管理綜效、減少內耗。
首先工作展開架構就從最高指導原則的「公司章程」開始，再依「部門執掌」（部門分工與責任）來明訂各部門職責範圍，以強化跨部門協作的邊界與接點管理及擔當者、代理人。部門內個人「工作規範」，則依每位同仁每年、每季、每月、每週、每日的工作職責來撰寫及說明，希望能明確KPI（關鍵績效指標）、KGI（目標成果指標）、OKR（目標與關鍵結果）等變成是管理的日常。而每位同仁每週的「工作週報」在於執行與回饋，藉由一張A4大小的工作週報內容，善用週期性任務追蹤，回報上週執行進度與本週的工作計劃。「經營會議」在於跨部門協作及相互支援，並討論及擬定重大方針與實施決策，至於「部門會議」在於培養部門主管的領導與統御，並適時提出跨部門支援協作需求。最終我們希望這些書面資料能彙整成管理知識庫平台，並成為公司教育訓練的範本與教材。未來更要定期檢討公司章程內容實務執行狀況，公司使命與願景與各部門年度目標需對應連結，組織架構與治理需建立明確的組織圖與匯報線，配合責任制度，實施決策機制與授權(核決權限)原則。至於如何詳實填寫？才是最佳範本，從公司章程到週報的各項文件，不只是把格式填滿，更關鍵的是要對焦目標、明確職責、可量化成果、追蹤進度、標記風險與支援需求，並經討論整理出最佳範本填寫指南，附上模板與範例，供大家直接套用，也可依職務與工作內容需求做一些微調。
總之，一般「工作展開架構」是指「工作分解結構」（Work Breakdown Structure，WBS），是一種將大目標分解為小任務，目的是釐清目標全貌、定義工作範圍、規劃時程、分配資源、估算成本並追蹤進度，從最高層級的公司目標，逐步分解至更詳細的工作項目，最終連結到個人日常活動，使團隊能夠有效管理和控制執行過程。公司的日常管理都經由「工作週報」來匯報與檢視，管理者該重視的不是日常，而是「異常」，若有異常發生，則透過「經營會議」運用跨部門機制協助處理。另每週的工作週報可以掌握同仁是否用心？工作是否繁瑣複雜？若工作內容輕鬆又不多，則應可再增派工作；若工作內容繁瑣又太多，則須分配給其他同仁協助或需再增聘人員？另外主管也可以依此工作週報內容作為考核依據，希望未來的員工考核不是憑印象或個人喜好，而是有憑有據、紮紮實實、公平公正。
文/劉昌奇Charles 實創國際生技股份有限公司董事長
